مدیران موفق دارای ویژگی های منحصری به فردی هستند که برای رسیدن به این ویژگی ها به طور مرتب مهارت‌های خود را تقویت می کنند .
کارآفرینان جوان در نخستین گام های کارآفرینی و مدیریت کسب و کارشان احتمالا با چالش های عمده ای در حوزه ی مدیریت روبرو خواهند شد. چرا که هیچ کس از ابتدای امر مدیر به دنیا نیامده است و قطعا آموزش اصول مدیریتی می تواند سازمان ها و کسب و کارها را به اهدافشان نزدیک تر و موفق تر نماید. یکی از این اصول مهم و کاربردی تقسیم وظایف میان کارمندان و زیر مجموعه ی کاری است. بسیاری از مجموعه ها بر اساس مدیر محوری اداره می شوند و همین امر سبب می شود که نتایج دلخواه حصول نگردد.
مدیریت و تقسیم وظایف بین زیردستان موضوعی است که در جهت بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری سازمان‌ها بسیار مهم است. در این مقاله، به بررسی اصول اساسی مدیریت و تقسیم وظایف بین زیردستان پرداخته خواهد شد. البته باید توجه داشت که این اصول ممکن است در هر سازمانی متفاوت بوده و بسته به شرایط و نیازهای سازمانی، متغیر باشند.
از اینرو تعیین اهداف روشی اساسی برای مدیریت و تقسیم وظایف است. اهداف باید مشخص، قابل اندازه گیری و قابل تحقق باشند. هر زیردست باید بداند که وظایفش چیست و چگونه می‌تواند به دستاوردهای مورد انتظار برسد. دادن نقشه ی کاری مدون و البته مسیر حرکت می تواند نقش موثری در تحقق درست وظایف داشته باشد. چرا که وظایف مربوط به هر فرد باید به طور دقیق و کامل تعیین شود و وظایف شفاف و قابل فهم باشند، فرد دقیقاً می داند که چه کاری باید انجام دهد. البته تخصیص منابع مالی، فیزیکی و انسانی به زیردستان یکی از اصول اساسی مدیریت است. منابع باید به طور عادلانه و متناسب با وظایف تخصیص یابند تا افراد بتوانند به بهترین شکل از آن‌ها استفاده کنند.
مدیران موفق از برقراری ارتباط و هماهنگی بین زیردستان و خودشان هرگز غفلت نمی ورزند. ارتباطات روان و اثربخش باعث می شود که اطلاعات به درستی جریان یابند و هماهنگی بین تیم ها و افراد بهبود یابد. نیروهای مجموعه ی خود را ارزیابی کنید. ارزیابی منصفانه عملکرد زیردستان در اجرای وظایف و تحقق اهداف یکی از مراحل مهم مدیریت و تقسیم وظایف است.
مدیران موفق در مصاحبه های کاری اولویت انتخاب را در توانمند بودن پرسنل کاریش قرار می دهند و یا در نهایت تمام تلاش خود را در راستای توانمند سازی زیر مجموعه ی کاری خود به کار می گیرند. توانمند سازی زیردستان شامل ارائه آموزش های لازم، برنامه ریزی مناسب و انگیزه بخشی است.
مدیران موفق با افزایش توانمندی زیردستان ، به آنان فرصت خواهند داد تا وظایف خود را بهتر انجام دهند و نتایج بهتری را برای سازمان تولید کنند. این توانمند سازی می تواند از طرق مختلف صورت پذیرد. ارائه آموزش‌های مناسب و مستمر به زیردستان، ابزاری قدرتمند برای افزایش توانمندی آن هاست. آموزش ها می توانند شامل آموزش های فنی، مهارت های رهبری، مدیریت زمان، مهارت های ارتباطی و سایر موضوعات مرتبط با شغل باشند و به صورت داخلی یا با استفاده از منابع خارجی، مثل دوره‌های آنلاین یا کارگاه‌های آموزشی، ارائه شوند. محیطی که از نظر فرهنگ سازمانی و ساختار، انگیزه بخش باشد و امکان یادگیری و تجربه پذیری را فراهم کند، برای افزایش توانمندی زیردستان بسیار مؤثر است. ایجاد فضایی که اشتباهات مجاز باشد و افراد بتوانند از خطاها و تجربیات خود یاد بگیرند، از اهمیت بالایی برخوردار است.
ارائه بازخورد سازنده و مستند به زیرمجموعه های کاری، به آن ها کمک می کند تا نقاط قوت خود را تقویت کنند و در نقاط ضعف خود پیشرفت کنند. بازخورد باید به طور منظم، شفاف و سازنده ارائه شود و زیردستان بتوانند از آن برای بهبود عملکرد خود استفاده کنند.
افزایش توانمندی کارمندان می تواند از طریق اعطای مسئولیت های بیشتر و چالش برانگیز به آن ها صورت گیرد. با اعطای وظایف جدید و متنوع، تمامی پرسنل می توانند مهارت های جدید را تجربه کنند و در عملکرد خود بهتر شوند. البته در این راستا تشویق و پاداش برای عملکرد برتر و پیشرفت افراد، به عنوان ابزاری مهم در افزایش توانمندی آن ها راهکار مهم و قابل توجهی است. راهکارهایی مانند ارائه تشویق های مالی، ترفیع و ارتقا، تقدیر از عملکرد برتر و ارائه فرصت های رشد و پیشرفت می تواند افراد را تحریک کند و توانمندی آن ها را افزایش دهد.
تشکیل گروه‌های کاری مؤثر و تیم‌های همکاری، ایجاد فرصت های رشد و توسعه شغلی برای زیردستان، ارتقاء فرهنگ سازمانی و از همه مهم تر مدیریت قدرتمند و الگوسازی می‌تواند توانمندی تمام زیر مجموعه های کاری شما را بهبود ببخشند. جایگاه شما به عنوان یک مدیر می تواند با ارائه الگویی قدرتمند، انگیزه بخش در مدیریت هرچه دقیق تر و البته کارایی مجموعه ها تاثیر گذار باشد.
