در زندگی امروز که تلفن همراه به جزئی جدایی‌ناپذیر از زندگی شخصی و حرفه‌ای ما تبدیل شده است، یکی از چالش‌برانگیزترین پرسش‌هایی که مدیران سازمان‌ها با آن روبرو هستند، این است که چگونه با حضور پررنگ این دستگاه کوچک اما قدرتمند در محیط کار برخورد کنند. آیا باید استفاده از موبایل را در ساعات کاری به طور کامل ممنوع کرد ، زیرا کارمندان را به شکلی غیرقابل انکار مشغول خود می‌کند و بهره‌وری را کاهش می‌دهد؟ یا باید آن را به عنوان یک ابزار کاری ضروری پذیرفت و با واقعیت های عصر دیجیتال کنار آمد؟ پاسخ به این پرسش هرگز سیاه یا سفید نیست. یک ممنوعیت ساده و سراسری اگرچه ممکن است در نگاه اول راه حلی قاطعانه به نظر برسد، اما در عمل می‌تواند پیامدهای منفی غیرمنتظره‌ای به همراه داشته باشد و در نهایت به ضرر سازمان تمام شود.
از سوی دیگر، یک سیاست آزاد و بدون چارچوب نیز می‌تواند به اتلاف سیستماتیک زمان و منابع ارزشمند منجر شود. آنچه در این میان اهمیت دارد، یافتن یک نقطه تعادل است؛ درک این واقعیت که مشکل اصلی خود تلفن همراه نیست، بلکه نحوه مدیریت حضور آن در محیط کار و فرهنگ سازمانی حاکم بر استفاده از آن است. یک مدیر هوشمند به جای تمرکز بر ممنوعیت، بر ایجاد یک فرهنگ استفاده مسئولانه و آگاهانه سرمایه‌گذاری می‌کند.
اجازه دهید در ابتدا به بررسی جنبه های منفی یک ممنوعیت کامل بپردازیم. اولین و مهم ترین آسیب چنین اقدامی، ضربه زدن به اعتماد متقابل بین مدیریت و کارکنان است. هنگامی که شما به عنوان یک مدیر، استفاده از یک وسیله شخصی را به طور کامل ممنوع می‌کنید، در واقع پیامی واضح به کارمندان خود ارسال می‌کنید: “من به شما اعتماد ندارم که بتوانید زمان خود را به طور موثر مدیریت کنید.” این احساس بی‌اعتمادی می‌تواند به سرعت روحیه تیم را تضعیف کند، حس تعلق سازمانی را کاهش دهد و حتی منجر به مقاومت منفعلانه شود.
کارمندان ممکن است راه های دیگری برای بررسی موبایل خود پیدا کنند که اغلب مخفیانه و غیرمولدتر است. علاوه بر این، ما در عصری زندگی می‌کنیم که مرز بین زندگی شخصی و حرفه ای به طور فزاینده ای در حال محو شدن است. بسیاری از کارمندان والدینی هستند که نیاز دارند از وضعیت فرزندشان در مدرسه یا مهدکودک مطلع باشند، یا افرادی هستند که مسئولیت مراقبت از سالمندان خانواده را بر عهده دارند. برای این افراد، موبایل تنها یک وسیله برای سرگرمی نیست، بلکه یک خط ارتباطی حیاتی است. قطع این خط ارتباطی می‌تواند استرس و نگرانی قابل توجهی ایجاد کند که خود به تنهایی بهره‌وری را بسیار بیشتر از یک استفاده متعادل از موبایل کاهش می‌دهد.
از جنبه دیگر، نمی‌توانیم نقش موبایل به عنوان یک ابزار کاری قدرتمند را نادیده بگیریم. امروزه از تلفن های همراه برای برقراری ارتباط سریع با مشتریان از طریق پیام رسان های تجاری، مدیریت پروژه در اپلیکیشن های خاص، شرکت در جلسات ویدئو کنفرانس درهنگام حرکت، اسکن اسناد، دسترسی فوری به ایمیل های مهم و بررسی آمارهای لحظه ای کسب و کار استفاده می شود. ممنوعیت کامل، سازمان را از این ابزار کارآمد محروم می کند و یک گام به عقب در مسیر دیجیتال سازی فرآیندها محسوب می شود. در نهایت، چنین سیاستی با انتظارات نسل جدید نیروی کار در تضاد است. نسل های جوان تر که در آغوش تکنولوژی بزرگ شده اند، داشتن انعطاف پذیری و استقلال عمل در مدیریت زمان و ابزار کار را یک حق مسلم می دانند. یک سیاست سختگیرانه می تواند باعث دلسردی آن ها و حتی منجر به ترک سازمان شود.
در طرف مقابل، آزادی مطلق و بدون قید و شرط استفاده از موبایل نیز با چالش های عمیقی روبرو است. واضح ترین مشکل، مسئله تمرکز است. نوتیفیکیشن های پیاپی شبکه های اجتماعی، پیام رسان های شخصی، بازی ها و اخبار، دائماً توجه کارمندان را به خود جلب می کنند و آن ها را از “کار عمیق” که نیازمند تمرکز بدون وقفه برای حل مسائل پیچیده است، بازمی دارند. این وقفه های مکرر، کیفیت کار را کاهش می دهند و باعث می شوند انجام یک کار که می تواند در یک ساعت به پایان برسد، به چندین ساعت کشیده شود.
پس راه حل این معضل پیچیده چیست؟ پاسخ در اتخاذ یک سیاست متعادل، هوشمند و مبتنی بر اعتماد نهفته است. به جای تفکر “همه یا هیچ”، مدیران باید به سمت “سیاست گذاری آگاهانه” حرکت کنند. گاهی اوقات، مشغولیت کارمندان به موبایل، تنها یک عارضه است و بیماری اصلی چیز دیگری است: خستگی و فرسودگی شغلی، حجم کار نامناسب، فقدان انگیزه، اهداف مبهم، یا محیط کاری بی ثمر. یک کارمند باانگیزه که کارش برای او معنادار است و احساس می کند به او اعتماد شده، به طور طبیعی تمایل دارد تا حد ممکن متمرکز بماند و کار باکیفیتی ارائه دهد. گام دوم، تعریف قوانین شفاف، منطقی و مورد توافق است.
به جای ممنوعیت سراسری، می توان قوانینی مبتنی بر “مکان” و “زمان” وضع کرد. برای مثال، می توان استفاده از موبایل را در “جلسات رسمی”، “اتاق های تمرکز” و “فضاهای اشتراکی خاص” ممنوع اعلام کرد. این کار به حفظ حرمت تعاملات گروهی کمک می کند. در مورد زمان نیز می توان ساعات استراحت صبح و عصر و زمان ناهار را به عنوان بازه های مجاز برای استفاده شخصی معرفی کرد. در این بین نقش مدیران به عنوان الگو را نمی توان نادیده گرفت. یک مدیر که در حین جلسه دائماً به موبایل خود نگاه می کند، ایمیل می فرستد یا در شبکه های اجتماعی پیمایش می کند، هرگز نمی تواند از کارمندان خود توقع رفتاری متفاوت داشته باشد. رفتار مدیر، فرهنگ سازمانی را تعریف می کند. هنگامی که رهبران، خود متعهد به اصول استفاده مسئولانه باشند، این تعهد به تدریج در سراسر سازمان نهادینه می شود.
جمع بندی نهایی این است که هدف نهایی باید “کاهش حواس پرتی و ارتقای بهره وری” باشد، نه “ممنوع کردن یک تکنولوژی”. موبایل مانند یک چاقوی دو لبه است؛ هم می تواند وسیله ای برای اتلاف وقت باشد و هم ابزاری قدرتمند برای افزایش کارایی. این ما هستیم که با خردمندانه ترین سیاست ها و با سرمایه گذاری بر روی اعتماد و فرهنگ سازی، تعیین می کنیم که کدام لبه آن برنده شود. در دنیای پیچیده امروز، مدیران موفق کسانی هستند که به جای جنگیدن با تکنولوژی، یاد می گیرند چگونه آن را به خدمت بگیرند و در عین حال، قوانین بازی را به گونه ای تعریف کنند که منافع فردی و سازمانی در یک راستا قرار گیرند.
