بروکراسی های پیچیده ی اداری از موانع کسب و کار
مصطفی یحیائی - ارشد علوم ارتباطات
یکی از اصلی ترین موانع در پیشرفت کسب و کارها و بالاخص کسب و کارهایی با رویکرد کارآفرینانه، بروکراسی های پیچیده ی اداری در آن هاست. از اینرو در بسیاری از کشورهای توسعه یافته ، ساده سازی و چابک سازی سیستم های ادارای در راس امور قرار دارد. این در حالی است که بعضی از ادارات و سازمان های کشور در بسیاری از حوزه ها هنوز گرفتار بروکراسی های پیچیده است و همین امر در بسیاری از موارد همچون مانعی در توسعه ی کسب و کارهاست.
حتما شما هم به این موضوع برخورد نموده اید که بروکراسی موجود در برخی سازمان ها بسیار زمان بر و اذیت کننده است. مثلا برای راه اندازی یک واحد تولیدی افراد باید از بعضی ادارات چندین امضا بگیرند تا مجوز تاسیس آن واحد تولیدی را اخذ کنند،در حالیکه اگر قرار است به بهبود فضای کسب و کار کنیم ، ضروری است که در راه تاسیس واحدهای تولیدی کمترین بروکراسی را ایجاد کنیم.
باید اذعان داشت که برای از بین بردن بروکراسی، نیاز است که یک فرهنگ سازمانی جدید و منعطف در سازمان ها ایجاد شود. این فرهنگ باید بر پایه ارزش‌هایی مانند اعتماد، همکاری، انعطاف پذیری و مسئولیت پذیری بنا شده باشد. مدیران سازمان نیز باید نمونه‌ای از این فرهنگ باشند و ارزش‌ها را با اقدامات خود نشان دهند. یکی از موارد اصلی ساختار سازمانی پیچیده و سلسله مراتبی که در ادارات و سازمان های کشور است ، سبب بروز بروکراسی های پیچیده و دست و پا گیر در آن ها شده است. برای از بین بردن بروکراسی، می‌توانید ساختار سازمانی را تغییر دهید و به سمت ساختارهای مسطح تر، خودمدیریتی و مبتنی بر تیم ها و گروه های کاری حرکت کنید. این کار می‌تواند مسئولیت پذیری و تصمیم گیری در سطوح پایین تر را تقویت کند و بروکراسی ها را کاهش دهد.
فرآیندهای پیچیده و طولانی می توانند به ظهور بروکراسی منجر شوند. برای از بین بردن بروکراسی، می توانید فرآیند ها را ساده‌تر کنید و اجزای غیر ضروری را حذف کنید. استفاده از روش‌های مجموعه سازی، تحلیل فرآیند و بهینه سازی عملیات می‌تواند به شناسایی و رفع مشکلات بروکراتیک کمک کند. بروکراسی معمولاً باعث تأخیر در تصمیم‌گیری می‌شود. برای از بین بردن بروکراسی ، باید انعطاف‌پذیری را افزایش داده و تصمیم گیری‌ها را به سطوح پایین تری انتقال دهید. این کار می‌تواند سرعت واکنش سازمان را افزایش داده و به اعضای سازمان امکان مشارکت در فرآیند تصمیم گیری را بدهد.
قطعا یکی از عوامل مهم در پیدایش این قبیل از بروکراسی ها، ارتباطات ناسازگار و ناکارآمدگی در سیستم اداره جات و سازمان های کشور است. افزایش شفافیت، انتقال اطلاعات به صورت موثر و به روز و تسهیل جریان اطلاعات در سازمان می تواند به کاهش بروکراسی کمک کند. البته میزان مهارت های کارکنان در مواجهه با بروکراسی می تواند تأثیرگذار باشد. ارتقای مهارت های کارکنان و آموزش آن ها در زمینه هایی مانند مدیریت زمان، مهارت های ارتباطی، تصمیم گیری و حل مسئله می تواند به آن ها کمک کند تا با بروکراسی بهتر مقابله کنند و راهکارهای نوآورانه تری را پیشنهاد دهند.
فناوری هم می تواند به عنوان یک ابزار قدرتمند در کاهش بروکراسی عمل کند. اتوماسیون فرآیند ها، استفاده از سامانه های مدیریت الکترونیکی اسناد، سیستم های هوشمند و نرم افزارهای سازمانی می توانند به بهبود کارایی، کاهش زمان و افزایش شفافیت در فرآیند های اداری کمک کنند. بروکراسی ، نوآوری و خلاقیت را کاهش می دهد. برای از بین بردن بروکراسی، باید فرهنگ سازمانی را به گونه ای تغییر دهید که نوآوری و خلاقیت را تشویق کند. ایجاد فضایی برای پیشنهاد ایده‌های جدید، جلسات بررسی و بحث و تشویق کارکنان به ارائه راهکارهای جدید می‌تواند به کاهش بروکراسی و ارتقای عملکرد سازمان کمک کند.
در نهایت، باید توجه داشت که از بین بردن کامل بروکراسی در یک سازمان بالاخص در سازمان ها و ادارات ایران که سال ها با این روال امور رفع و فتق شده است ، کار مشکلی بنظر می رسد و حتما زمانبر و چالش‌برانگیز است. اما با استفاده از راهکارهای فوق و تمرکز بر تغییر فرهنگ سازمانی و بهبود فرآیندها، می‌توان به تدریج بروکراسی را کاهش داد و به یک سازمان منعطف، کارآمد و نوآور تبدیل کرد.
