مدیریت کارمندان دورکار جدید

خوشبختانه،گام های خاص و تحقیق محوری وجود دارد که مدیران میتوانند با به کار گیری آنها مشارکت و اثربخشی  کارمندان را بالا ببرند، حتی وقتی که زمان کمی برای آماده کردن قوانین دورکاری دارند.  برای شروع، نیاز است تا مدیران مواردی را که دورکاری را سخت و  طاقت فرسا میکند را درک کنند، در غیر این صورت ممکن است کارمندان با بازدهی بالا،در دورکاری عملکرد ضعیف و مشارکت پایین و کناره گیری را تجربه کنند، به خصوص در زمان نبود آمادگی و آموزش.

چالش های ذاتی دورکاری عبارتند از: فقدان نظارت مستقیم، محدودیت در دسترسی به اطلاعات، کناره گیری اجتماعی

پرت شدن حواس در منزل

مدیران چگونه می تواند در دورکاری از کارمندان حمایت کنند؟

به همان اندازه که دورکاری با چالش هایی همراه است،اقدامات نسبتا سریع و کم هزینه ای وجود دارد که مدیران با انجام آن ها میتوانند تغییرات را سهولت بخشند. اقداماتی که باید انجام دهید عبارتند از:

برقرار کردن تماس های روزانه ساختارمند:

بیشتر مدیران موفق دورکار، تماس های روزانه با کارمندان خود ایجاد میکنند. این تماس ها میتواند به صورت تماس تک نفره به طور مستقل با هر شخص باشد و‌ اگر برای پیشبرد کارها به همکاری نیاز است به صورت تیمی اجرا شود. مهم ترین نکته این است که تماس ها به شکل منظم و قابل پیش بینی انجام شود به طوری که کارمندان احساس کنند که با شما میتوانند مشورت کنند و نگرانی ها و پرسش هایشان شنیده میشود.

فراهم کردن چندین برنامه ارتباطی:

ایمیل به تنهایی کافی نیست، کارمندان دورکار ترجیح میدهند از تکنولوژی های غنی تری مانند برگزاری ویدئو کنفرانس ها بهره ببرند، که برای شرکت کننده ها با استفاده از نشانه های دیداری شرایطی را فراهم‌کند‌که گویا در ارتباط رو در رو هستند. ارتباط ویدئویی مزیت های بسیاری دارد، به خصوص برای گروه های کوچک. نشانه های دیداری، درک متقابل بین کارمندان را افزایش می دهد و به کاهش انزوا در بین افراد تیم‌ کمک می کند. همچنین ارتباط ویدئویی برای مکالمات پیچیده و حساس بسیار مناسب است، چون به طور محسوسی نسبت به نوشتن و ارتباط صوتی، اختصاصی تر است.

در موقعیت های مهم دیگری که همکاری سریع از اهمیت بیشتری برخوردار است، ازبرنامه هایی مانند zoom،slack و Microsoft team  در موبایل ها استفاده کنید که ساده تر و غیر رسمی تر هستند.

پایه ریزی قوانین مشارکت:

وقتی که مدیران انتظار خود از میزان تناوب، روش و زمان مناسب برای ارتباط با تیم خود را مشخص کنند، دور کاری موثرتر و رضایت بخش تر خواهد شد. برای مثال اگر  جلسات روزانه را به صورت ویدیو کفنرانس برگزار میکنید، در مواقع ضروری از پیام فوری، استفاده کنید. همچنین اگر می توانید به کارمندان خود اعلام کنید بهترین زمان برای ارتباط با شما در روز چه زمانی است. برای مثال بگویید که تمایل دارید تماس های ویدیوی در پایان روز باشد و اگر مورد ضروری پیش امد به شما پیام دهند. و در اخر در صورت نیاز به میزان و نوع ارتباط بین اعضای تیم نظارت کنید تا اطمینان حاصل کنید که اطلاعات به درستی بین انها رد و بدل می شود. پیشنهاد می شود این قوانین هرچه سریع تر در اولین دیدیو کنفرانس توسط مدیران وضع شود.  مهم ترین نکته این است که میزان انتظارات به طور یکسان بین همه ی کارمندان تقسیم شود.

فراهم کردن فرصت های مناسب برای برقرار کردن تعاملات اجتماعی از راه دور:

یکی از ضروری ترین اقداماتی که یک مدیر باید انجام دهد ایجاد راه هایی برای معاشرت بین کارمندان در هنگام دورکاری است. برای مثال: مکالمات غیر رسمی درباره ی موضوعات غیر کاری. این نکته در دورکاری همیشه حائز اهمیت است به خصوص برای کارمندانی که به یک باره کار آنها به خارج از شرکت منتقل شده است. راحت ترین راه برای برقرار کردن این تعاملات، اختصاص دادن زمانی در ابتدای جلسات برای موضوعات غیر کاری ست. مانند این مکالمه: آخر هفته تون چطور گذشت؟ پیشنهاد دیگر برگزاری پیتزا پارتی مجازی! طوری که در هنگام شروع ویدئو کنفرانس سفارش پیتزا همه ی افراد حاضر باشد یا برگزاری جشن های مجازی به طوریکه پکیج های حمایتی از قبل برای کارمندان ارسال شده باشد و به طور همزمان در ویدئو کنفرانس باز شود. شاید این مراسم ها مصنوعی باشد،اما مدیران یا کارمندانی که تجربه ی دورکاری داشته اند اعلام کرده اند که این رویدادها در کاهش حس انزوا و ترویج حس تعلق نقش بسزائی داشته است.

دلگرمی دادن و حمایت احساسی :

در شرایط دورکاری ناگهانی نکته ای که بسیار اهمیت دارد. این است که مدیران استرس کارمندان ‌را درک کنند، به نگرانی ها و دغدغه هایشان گوش کنند و با آنها احساس همدردی کنند. اگر یک کارمند دورکار جدید، به طور واضح در کشمکش است ولی سعی میکند بدون استرس و اضطراب ارتباط برقرار میکند، از او سوال کنید چطور این کار را می کند؟  یا یک سوال کلی بپرسید مانند: دور کاری تا الان خوب پیش رفته؟ با این سوالات می توان به اطلاعات ارزشمندی دست یافت که شاید هیچ وقت در اختیار نداشتید. از طرفی اجازه سوال پرسیدن بدهید و خلاصه وار سوال کارمند خود را مجددا بازگو کنید. اجازه دهید مسئله  استرس زا و اضطراب آور کارمندتان موضوع اصلی مکالمه باشد.

تحقیقات صورت گرفته درباره ی هوش هیجانی و سرایت هوش عاطفی بیانگر این است که کارمندان درشرایط بحرانی و تغییرات ناگهانی به چگونگی واکنش مدیران می نگرند و از آنها الگو می گیرند. اگر مروادات یک مدیر با استرس و درماندگی همراه باشد، به گفته  Danile Goleman  بر روی کارمندان اثر سرایتی خواهد داشت. رهبران کارآمد دو‌ رویکرد را عملی میکنند،ابتدا استرس و اضطرابی که ممکن است کارمندان در شرایط دشوار داشته باشند را  از بین می برند و دوم اعتماد به نفس کافی برای تیم فراهم‌ میکنند با استفاده از جملاتی مانند: ما میتوانیم یا موقعیت سخت و دشواری ست، اما من مطمئنم ما میتوانیم از پسش بربیایم و یا بیاید راه هایی پیدا کنیم که از نقاط قوتمان در این شرایط استفاده کنیم . در این شرایط کارمندان با هدف و تمرکز به چالش ها فائق خواهند آمد.

مترجم: شیرین تنها

منبع: www.hbr.org